Invista em backups
Dicas da QnaxFerramentas

Por que uma empresa deve investir em backups?

Muitas pessoas acreditam que as informações armazenadas em computadores estão seguras o tempo todo. Porém, sem um backup periódico nos arquivos, sua empresa pode acabar perdendo dados importantes e tendo problemas no futuro.

Por exemplo, uma escola particular infantil creche pode ter uma série de dados pessoais e financeiros de seus alunos e responsáveis, por isso, ter um backup é fundamental para evitar transtornos com os clientes.

O backup é, basicamente, a criação de uma cópia dos arquivos de uma empresa, com o intuito de garantir que eles não se percam. 

Assim, caso o computador sofra uma falha mecânica, você poderá ficar tranquilo de ter todos os dados internos arquivados em outro local.

Dispositivos eletrônicos, principalmente aqueles conectados à internet, estão em constante risco. Isso pode acontecer por:

  • Falha no sistema operacional;
  • Pane elétrica;
  • Vírus de computador;
  • Invasões de hackers.

Todos estes e muitos outros riscos podem fazer você perder o equipamento e, junto dele, todas as informações que estavam armazenadas ali. Por isso, realizar um backup periodicamente é fundamental.

A frequência depende muito do fluxo de informações que sua empresa produz. O ideal é que seja realizado um backup a cada 24 horas, para minimizar qualquer tipo de perda que a falha de um equipamento possa causar.

Uma empresa de central de monitoramento CFTV, por exemplo, pode usar os backups para guardar os registros de vídeo, e caso seja solicitado por um cliente ou autoridade, terá em mãos os arquivos.

Entretanto, se o volume de dados de sua empresa for baixo ou estático, você pode fazer essa manutenção com mais tempo, sendo o ideal até uma semana para não perder nenhuma informação importante.

Onde armazenar seu backup?

Dentre as ferramentas de backup, é importante delimitar quais serão os meios utilizados para o armazenamento desse tipo de arquivo. Hoje em dia, o grande fluxo de dados tornou obsoleto uma série de recursos, como CDs e DVDs.

Pensando nisso, diversas novas formas de armazenamento foram surgindo. A principal delas é o armazenamento na nuvem, um formato digital que permite guardar arquivos sem depender de um equipamento físico.

Algumas empresas têm informações cruciais para seus funcionários, como é o caso do relógio de ponto digital para pequenas empresas que utiliza dados digitais para registrar a entrada e saída de colaboradores. Então, é importante saber armazenar esses dados.

Além disso, as informações podem ser facilmente acessadas de qualquer computador que esteja à sua disposição. Os serviços oferecidos no mercado possuem custos baixos e alta qualidade de desempenho, sendo fundamentais para a utilização de backups hoje em dia.

Ainda assim, caso você queira manter algum backup físico em sua empresa, é possível pensar em alternativas como HDs externos ou um servidor de backup, mas é importante ter em mente que esse tipo de recurso pode sofrer uma pane e os arquivos podem se perder.

Muitas vezes, é preciso até mesmo separar uma sala reunião pequena exclusivamente para deixar o servidor de backup. Para backups físicos, o ideal é utilizar o cabeamento adequado para ligar os dispositivos e realizar a tarefa manualmente.

Em casos remotos, existe uma série de programas especializados que conseguem utilizar a ferramenta adequadamente, tanto para guardar os arquivos quanto para extraí-los em outros computadores.

A automatização desse processo pode poupar um bom tempo para sua empresa, uma vez que o armazenamento dos arquivos é uma tarefa que depende muito mais dos equipamentos do que da pessoa que está efetuando a operação.

Além disso, é importante guardar seu backup em um local externo ao da empresa. Isso porque, caso algo comprometa a estrutura física dela, você conseguirá guardar todos os dados com segurança e evitar perdas ainda maiores.

Os benefícios de realizar um backup

O backup é uma necessidade, então é importante ter conhecimento sobre suas funcionalidades e entender o quanto uma empresa depende desse tipo de registro.

Os benefícios desta ferramenta de segurança são diversos, e permitem uma tranquilidade muito maior para todo o andamento do empreendimento.

1. Evitar prejuízos

O avanço da tecnologia tem sido muito benéfico para as empresas, mas também as deixa muito mais vulneráveis a ataques de hackers.

Estes criminosos conseguem usar códigos e invadir sistemas corporativos, sequestrando dados importantes da empresa e criptografando-os para que os usuários não consigam acessá-los. 

Então, uma empresa de entrega de jornal com moto, por exemplo, precisa cuidar dos dados de seus clientes, e evitar que qualquer problema com essas informações aconteça.

Esse tipo de negociação é extremamente perigosa por diversos motivos. Primeiramente, ele normaliza esse tipo de atitude, dando mais confiança para que eles refaçam esse tipo de operação.

Segundo, gera um prejuízo direto na empresa, uma vez que estes resgates não costumam ser baratos.

Entretanto, se você fizer frequentemente backups de suas informações, pode conseguir uma cópia de segurança com o grupo de TI, eliminando a ameaça criminosa que havia se apresentado.

2. Acesso

Algumas estruturas, principalmente as digitais, possuem um escalonamento que pode acompanhar o crescimento da empresa.

Hoje em dia, não é mais necessário separar um grande espaço físico para os servidores da empresa, permitindo uma melhor adaptação e acesso aos itens desejados.

Por isso, em um simples computador você pode ter acesso a todo o histórico de entregas de uma transportadora pequenas cargas, por exemplo.

Com um simples login e senha, você pode encontrar todas as informações armazenadas de qualquer lugar do mundo, em qualquer dispositivo que possa se conectar a plataforma, como computadores, tablets e até mesmo smartphones.

3. Flexibilidade

O conceito da nuvem permite tanto o cumprimento de pequenas demandas quanto de grandes empresas, sendo benéfico para qualquer tipo de armazenamento.

Por isso, quando há alguma grande alteração em seu conteúdo e é necessário aumentar rapidamente o espaço ocupado, a nuvem se adapta e permite que você consiga fazer seu backup com tranquilidade.

Dessa forma, você pode usar o espaço de utilização dos dados da empresa para informações mais atuais e relevantes, seguindo em constante atualização e permitindo novos testes e novas ideias.

4. Custos

Os valores necessários para criar uma estrutura que permita um backup local costumam ser altos, principalmente porque o ambiente onde os servidores serão armazenados deve ter uma temperatura adequada, além de equipamentos próprios para segurança e proteção.

O backup digital, entretanto, requer apenas a contratação do serviço adequado, assim você terá acesso a todo o espaço de armazenamento contratado, além do suporte necessário para manter o funcionamento de todo o processo de backup.

Por exemplo, manter seu registro de flyers academia em uma cópia digital pode ser bem mais barato se você não precisar utilizar um espaço físico para armazenamento.

Além disso, é comum que tecnologias fiquem obsoletas com o tempo, mas essa não é uma preocupação caso você decida utilizar um serviço de backup corporativo. Isso porque a própria empresa se encarregará de atualizar seus sistemas e oferecer um serviço de ponta.

5. Segurança

Cada vez mais os dados de uma empresa têm ficado em registros digitais. Pensando nisso, muitas empresas consideram um item essencial para seus backups a segurança.

Ferramentas online permitem que se crie uma série de codificações e criptografias que impedem o acesso não autorizado a essas informações, tornando muito mais garantido que os dados ficarão seguros.

Existe uma preocupação muito grande por parte de empresas de armazenamento em manter os dados dos clientes extremamente seguros, através de certificados e ferramentas de proteção.

6. Implementação

Os backups digitais possuem uma forma muito mais rápida e assertiva de interação com seus clientes. Basta instalar um programa e fazer o registro no serviço, que em alguns instantes as ferramentas começarão a criar os backups de forma ágil e automatizada.

Isso evita uma série de elementos de estresse, como organizar uma equipe e separar um período do dia para isso. Você pode programar os backups para acontecerem após o fim do expediente, implementando uma rotina fácil para manter sua empresa sempre segura.

Considerações finais

Para conseguir escolher o melhor método de backup para sua empresa, você precisa fazer um diagnóstico de suas necessidades e quais formatos podem ser mais apropriados para a contratação.

O primeiro ponto a se levar em conta é o volume de dados. Ele definirá quais são as especificações que você precisa para conseguir criar backups de segurança com frequência. Além disso, é preciso compreender o quanto esses backups precisam ser feitos.

Por exemplo, uma gráfica pode manter registros de sua plotagem A2, mas esse tipo de dado nem sempre necessariamente será utilizado no backup.

Quanto mais sensível forem seus dados, mais frequentes devem ser as atualizações. Com esses dados definidos, é hora de escolher os formatos utilizados para criar suas cópias de segurança.

Não há um limite de quantas formas você pode criar backups, mas é importante definir pelo menos mais de uma, caso tenha qualquer tipo de problema.

Fazer backups constantes é fundamental para manter a saúde de sua empresa, uma vez que as informações armazenadas ficarão seguras e você não terá que se preocupar com problemas mecânicos que possam ocorrer.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Leave a Reply

O email foi ocultado.