o que é Workflow
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Saiba o que é Workflow e como ele pode mudar o ambiente de trabalho

O workflow é uma técnica de organização do fluxo de trabalho, que pode ser muito útil para as melhorias em uma empresa, bem como a sua produtividade.

Por exemplo, empresas de instalação elétrica, por terem diversos contratos ao mesmo tempo, precisam definir padrões que facilitem todas as rotinas da empresa, desde o operacional até a equipe de gestão.

O termo em inglês refere-se especificamente a “fluxo de trabalho”, e é uma forma de organizar padrões e rotinas em todas as áreas da empresa para conquistar novos objetivos.

Muitas vezes, profissionais sentem-se sobrecarregados por conta da quantidade de atividades que exercem, e isso acaba gerando uma maior dificuldade na execução.

Neste caso, o workflow surge como uma alternativa viável de otimização, uma vez que toda a organização pode ser reestruturada de uma forma mais funcional, valorizando a produção.

O workflow é, portanto, uma forma de realizar o trabalho com uma cadência natural, etapas que são realizadas em sequência para chegar a um objetivo final. Isso pode ser realizado tanto sozinho quanto em grupo, dependendo da necessidade e da complexidade da ação.

Se parte do processo exige a compra de um notebook novo, por exemplo, é preciso que isso esteja definido em seu fluxo de trabalho para garantir um melhor resultado em sua fluência de tarefas.

Entretanto, uma tarefa em específico ou o conjunto de tarefas não deve ser confundido com este conceito, uma vez que o workflow é uma sequência de atividades, não trabalhos isolados.

Um bom exemplo de workflow pode ser apresentado na criação de conteúdo para um site ou blog de sua empresa, por exemplo:

  1. Redigir um artigo;
  2. Otimizar o texto;
  3. Realizar a revisão ortográfica;
  4. Fazer a publicação;
  5. Divulgar nos canais adequados.

 

Essa sequência de atividades acaba fluindo de forma natural, com uma etapa puxando a seguinte. Em algumas ações, o workflow pode ser mais complexo ou depender de outras pessoas, mas sua essência permanece a mesma.

Entretanto, existe uma diferença entre o workflow e o processo.

Um processo é uma sequência de atividades, que se dividem em diversas tarefas organizadas de maneira lógica, com um objetivo muito mais direto – entregar um produto ou serviço, tomar uma decisão, entre outras ações mais definitivas.

A ideia do workflow se relaciona com os processos, mas são diferentes porque o fluxo de trabalho é uma ferramenta organizacional que auxilia uma melhor execução dos processos. Por isso, embora estejam interligados, são conceitos diferentes.

Por que usar o workflow?

Existem uma série de benefícios que podem ser observados ao usar uma rotina de fluxo de trabalho em sua empresa. Primeiramente, é preciso destacar que, ao utilizar um workflow planejado e estruturado, você conseguirá reduzir – e muito – os custos de um processo.

Além disso, é possível diminuir os desperdícios apresentados ao longo do trabalho, uma vez que o fluxo permite uma otimização de tempo em cada uma das tarefas realizadas.

Uma equipe de gestão patrimonial pode começar a incluir o workflow em sua rotina, facilitando grande parte dos processos da empresa.

A produtividade também pode receber melhorias, com uma linha de trabalho mais eficiente e inteligente ao passar por cada etapa. Esse tipo de ação acaba sendo muito útil para otimizar os processos de sua empresa.

Além disso, o workflow permite que várias pessoas dentro de sua equipe compreendam como cada etapa funciona, possibilitando uma maior transparência na execução e no processamento das informações da produção.

Quanto mais as pessoas compreenderem todo o processo de trabalho e como utilizar o workflow para melhorá-lo, mais suporte sua equipe poderá obter entre si, melhorando não só a produtividade, mas também o trabalho em equipe e a colaboração.

Uma equipe unida é fundamental para alcançar um desempenho satisfatório, e isso é muito mais fácil de ser obtido quando todos estão trabalhando no mesmo tom.

Quando você consegue estabelecer um bom workflow em um determinado processo, é possível começar a se organizar para os próximos, de forma que todas as atividades da empresa possam ser otimizadas.

Mesmo empresas que lidam diretamente com o público podem se beneficiar de uma gestão mais fluida de seus processos, como uma escola particular infantil.

Assim, você consegue uma melhoria constante e visível em todas as áreas da empresa.

Como o workflow é utilizado?

O sistema do workflow pode ser dividido em etapas, todas fundamentais para alcançar os objetivos desejados pelo empreendimento. 

Para compreender como otimizar seu trabalho e tornar os processos mais fluidos, é preciso compreender cada uma delas e como aplicar corretamente.

1. Ad Hoc

A expressão, que vem do latim “para isto”, é utilizado aqui como uma ferramenta de conhecimento do processo. Aqui é definido a finalidade do workflow, onde conseguiremos identificar o porquê ele deve ser feito.

Se pensarmos em uma empresa de entregas rápidas que têm suas funções pré-definidas, ela poderá começar a planejar seu workflow a partir disto.

Nesta etapa é importante identificar que os trabalhos são mais simples, podendo ser alterados de acordo com a necessidade da empresa, criando uma base do que será realizado em todo o fluxo de trabalho.

2. Administração

Aqui temos uma etapa mais burocrática do processo. A administração é onde todos os procedimentos serão observados e organizados, permitindo que haja um controle maior sobre as etapas do workflow.

A administração é parte fundamental de um negócio, desde carimbo empresa a qualquer outro ramo do mercado, e deve ser levada em conta desde o início, uma vez que a administração é essencial para as etapas seguintes do fluxo de trabalho.

3. Produção

A produção é a etapa que pode ou não ter intervenção humana no processo. Isso porque muitos destes procedimentos podem ser repetitivos e, hoje em dia, a depender do tipo de trabalho, a força humana pode ser substituída por maquinário.

Ainda assim, é possível pensar em formas de otimizar esta etapa através da expertise de especialistas qualificados para um melhor resultado final.

4. Colaboração

Nesta etapa, é possível unir as diversas áreas de uma empresa e identificar quais destas áreas trabalham bem em conjunto, para diminuir o tempo de execução e estimular o trabalho em equipe de todo o empreendimento.

Todas as equipes de uma empresa podem estar reunidas em uma sala comercial pequena para delimitar quais áreas podem trabalhar melhor juntas, conquistando mais rapidez nos processos.

Embora o trabalho em grupo possa ser menos ágil que o trabalho singular, a união acaba diminuindo a quantidade de tempo que é gasto em um determinado processo, agilizando o plano geral e permitindo uma melhoria no fluxo do trabalho.

5. Transição

Aqui, as etapas de colaboração tomam um novo patamar. Alguns processos não podem ser feitos em conjunto, mas podem passar de uma unidade para outra para agilizar o processo e torná-lo mais fluido, garantindo uma maior confiança no trabalho sendo executado.

Esta etapa é fundamental para que o trabalho passe por diversas etapas sem se perder no processo, gerando ainda mais qualidade no workflow.

Benefícios do workflow

Empresas que possuem funções simultâneas costumam ser as mais beneficiadas pelo workflow, mas trabalhar corretamente o fluxo de trabalho de seu negócio traz diversas vantagens interessantes para o processo.

Inserir momentos de revisão nas ações da empresa, por exemplo, pode ser muito útil para reduzir erros e retrabalho. Isso porque, por mais capacitada e qualificada que seja sua equipe, erros humanos ainda são passíveis de acontecer.

Uma empresa que faz abrigo para botijão de gás precisa passar por uma série de etapas de segurança, e inseri-las no fluxo de trabalho permite mais agilidade nas análises.

Ao incluir a rotina de revisão no fluxo de trabalho, esse tipo de processo torna-se natural, facilitando a resolução de erros e reparos para os colaboradores, permitindo um trabalho mais dinâmico.

Além disso, os serviços tendem a se tornar mais eficientes a longo prazo. Quando o workflow começar a ser implantado em seu negócio, você começará a identificar as falhas e erros estruturais que podem estar atrasando sua produção.

Neste momento, então, o ideal é encontrar soluções para otimizar o trabalho, reduzindo custos e melhorando a produtividade da empresa como um todo.

Outro ponto importante para a produção de sua empresa é a comunicação. Falhas de comunicação podem acabar atrapalhando muito o processo de desenvolvimento, e o workflow surge como uma excelente ferramenta para identificar e modificar isso.

Profissionais que estejam alinhados com sua proposta de workflow conseguirão resultados muito melhores e adequados para o trabalho.

Afinal, estes saberão exatamente em que pontos devem aprimorar suas habilidades ou ajudar seus companheiros de equipe a encontrar a solução adequada.

Ensinar o trabalho também torna-se mais fácil, uma vez que você tem um fluxo a seguir. Isso porque as etapas parecem seguir de forma mais natural, e cada passo pode ser apresentado de forma saudável na empresa.

É importante ter esse tipo de experiência quando você precisar repassar as informações para um novo colaborador, ou quando alguém assumir um novo cargo dentro da empresa.

Por isso, é fundamental que você estude bem e busque informações para escolher o melhor formato de workflow para sua empresa, conquistando, assim, muito mais espaço e tornando-se uma referência e liderança em sua área de atuação no mercado. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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