O que é BPM
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O que é BPM (Business Process Management)?

O BPM (Business Process Management), ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é um software de ponta, que permite verificar, avaliar e gerenciar várias atividades dentro de uma empresa, garantindo a eficácia da produção e melhorando os resultados.

Sabe-se que a gestão e medição do desempenho de qualquer negócio são fundamentais nos dias de hoje. Afinal de contas, só é possível aplicar melhorias estratégicas, quando se sabe exatamente quais são as falhas e ganhos da empresa.

Quando o empreendimento não tem controle sobre seus processos, a eficiência de produção fica comprometida e, além disso, pode-se investir em recursos dispensáveis, o que gera um aumento de gastos desnecessário.

Nesse sentido, o BPM pretende melhorar o gerenciamento de processos, sendo uma metodologia aplicada a todos os tipos de negócio, desde uma creche infantil particular até setores da indústria.

No artigo de hoje, conheça mais o que é BPM, como ele funciona e quais as vantagens de investir no recurso. Acompanhe a leitura!

Como o BPM funciona?

Muito mais do que um simples software, o BPM é uma abordagem de gerenciamento adaptável, que tem como principal finalidade sistematizar os processos organizacionais individuais complexos, incluindo as atividades realizadas dentro e fora da empresa.

Ou seja, o BPM visa levantar informações importantes de como os processos são executados, para que os gestores possam avaliar os dados e perceber quais melhorias são indicadas para cada uma das tarefas.

Desse modo, a tomada de decisões é muito mais assertiva, permitindo a adoção de ações estratégicas para o desenvolvimento de práticas mais eficientes dentro do seu negócio.

Por exemplo, se um centro de usinagem CNC está tendo problemas no cumprimento de prazos, o BPM consegue reunir essas informações e saber o porquê está ocorrendo atrasos na produção. Com isso, os gestores podem adotar medidas que evitam esse problema.

Sendo assim, a grande vantagem do BPM é que ele oferece uma melhoria contínua dos processos, garantindo que as organizações tenham mais eficiência, produtividade e possam realizar mudanças focadas e funcionais.

De certa forma, a metodologia pode ser encarada como uma ruptura nos tradicionais métodos de gerenciamento de processos, visto que a intenção é aperfeiçoar as atividades, por meio da análise de dados.

Por meio da inovação, flexibilidade e integração com a tecnologia, o BPM é capaz de melhorar as atividades da empresa, além de ajudar no alcance de objetivos de todos os tipos de empreendimentos, seja em uma empresa de aluguel de empilhadeira, ou qualquer outro negócio.

Quais as vantagens de usar o BPM?

Além de garantir a melhoria contínua dos exercícios da empresa, colaborando com o aperfeiçoamento de processos e assertividade nas decisões, o BPM oferece uma série de benefícios às organizações. Entre eles, destacam-se:

  • Maior transparência na análise dos processos;
  • Maior qualidade e controle administrativo;
  • Aumento da produtividade nos diferentes setores;
  • Redução de gastos;
  • Orientação e direcionamento dos custos;
  • Geração de evidências verídicas para avaliação.

Além do mais, o software BPM também trabalha com a entrega de documentos completos de análise, com relatórios que medem o desempenho de cada um dos segmentos empresariais. Desse modo, os gestores podem fazer uma avaliação mais focada.

O controle também é algo importante e que merece destaque entre os benefícios do BPM. Tendo o controle dos indicadores de desempenho, é possível ter maior previsibilidade quanto à qualidade dos processos.

Assim, de forma simples e direta, a empresa pode acompanhar as atividades e controlar o andamento de todas as tarefas, com um poder maior de gerenciamento e conhecendo o momento certo para agir.

Por utilizar uma tecnologia de ponta, o BPM também traz mais segurança à organização. Afinal de contas, com a criptografia de dados, somente as pessoas devidamente autorizadas têm acesso à informação da empresa.

Além disso, é possível separar o acesso a determinados dados. Ou seja, somente cargos específicos podem analisar e verificar os conteúdos, reduzindo as chances de perda ou extravio das informações.

Quais são as etapas envolvidas na organização BPM?

Já que o BPM trabalha com o levantamento de informações valiosas para a avaliação do desempenho, é necessário saber como aplicar a metodologia e, desse modo, compartilhar os dados corretos com os gestores.

Por esse motivo, há algumas etapas envolvidas na aplicação do BPM. A seguir, conheça cada uma delas.

1 – Mapeamento de processos

O primeiro passo é o mapeamento de processos. Por meio dele, é possível compreender quais são as principais atividades dentro da empresa e quais estão tendo problemas, requisitando melhorias ou aperfeiçoamentos.

Por exemplo, em uma indústria metalúrgica, um dos processos de destaque é a fundição de aluminio sob pressão. Sendo assim, é importante mapear toda a atividade, para verificar se ela está tendo o desempenho pretendido.

O mapeamento é uma etapa muito importante, pois ele permite conhecer a fundo o processo, entender quais os problemas e, desse modo, agir sobre eles. Assim, é possível identificar os gargalos, bem como delimitar funções e fazer uma previsão de recursos.

Inclusive, dá para ter uma noção de gastos, como uma maneira de alcançar o sucesso. No momento de mapear os processos, é necessário:

  • Envolver todas as pessoas em uma construção colaborativa;
  • Identificar e listar os processos;
  • Propor as melhorias possíveis;
  • Estabelecer quais são as prioridades;
  • Monitorar o andamento das atividades.

O mapeamento de processos ajuda a estabelecer possíveis falhas. Por exemplo, ao perceber que o laudo técnico AVCB está vencido, já dá para colocar em prática as ações que vão garantir a renovação do certificado.

Com isso, a empresa não sofrerá com interrupções, que podem comprometer o andamento da produtividade.

2 – Padronização dos processos

A padronização dos processos, como o próprio nome sugere, consiste no ato de organizar e formalizar as atividades, de acordo com princípios comuns a todos os colaboradores. 

Ou seja, é um modelo que deve ser seguido para assegurar a realização de todas as tarefas corporativas.

 

Por exemplo, pode-se estabelecer uma padronização para as medidas do relógio comparador digimess. Desse modo, todos os processos são feitos da mesma maneira, o que facilita a análise dos dados posteriormente.

No entanto, a padronização de processos demanda uma avaliação anterior, já que a aplicação dos métodos deve seguir um nível de excelência. Além disso, é preciso considerar as necessidades do negócios e o potencial dos colaboradores.

Aqui, a figura do gestor é fundamental, uma vez que ele será o responsável pela delegação das atividades, bem como por repassar o conhecimento da metodologia.

3 – Melhoria dos processos

A etapa de melhoria dos processos também é conhecida como BPI (Business Process Improvement), sendo o momento do reparo incremental das atividades da organização.

O objetivo é assegurar que todas as funções sejam exercidas corretamente, mas atendendo às expectativas do negócio e dos clientes. Dessa maneira, é possível obter os resultados esperados.

É recomendável montar um fluxo de trabalho para apresentar ao cliente. Por exemplo, ao fazer um projeto de fachada, é interessante apresentar um plano para que o consumidor entenda como todo o processo será executado, estabelecendo funções, metas e prazos.

Isso oferece uma segurança ao cliente e, além disso, é uma maneira de garantir que os colaboradores cumpram corretamente suas funções.

4 – Otimização dos processos

A otimização dos processos é a última etapa da aplicação do BPM. Nesta fase, o objetivo é levantar todas as ações possíveis que uma organização pode realizar para aumentar o desempenho de suas atividades.

Em resumo, a otimização visa identificar as oportunidades em que as melhorias podem ser aplicadas, além de encontrar as maneiras ideais para aperfeiçoar os processos e buscar por melhores resultados.

A otimização de processos é uma etapa que oferece diversas vantagens às empresas, já que ela permite identificar quais são os riscos (e assim tomar atitudes para reduzi-los), quais os custos envolvidos e, finalmente, melhorar a capacidade de resolução dos problemas.

Por esse motivo, é a etapa de fechamento do BPM. Após a otimização, todo o ciclo se inicia novamente.

Conclusão

O BPM é um sistema de gerenciamento de processos bastante eficiente, que tem conquistado empresas de todos os portes e segmentos. 

Devido à sua facilidade de aplicação, em conjunto com os resultados rápidos e a automação das atividades, é possível obter ótimas melhorias com o método, além de permitir a organização das informações de uma maneira muito mais efetiva.

O artigo de hoje buscou trazer alguns dos aspectos e formas de aplicação que integram o BPM, para facilitar a análise das informações e a tomada de decisões na sua organização. 

Dessa forma, é possível aproveitar todos os benefícios desse sistema de organização e, ainda, verificar um grande aperfeiçoamento nas atividades da sua empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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