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Entenda por que é importante automatizar processos

Um processo de automação pode estar presente em inúmeros setores e áreas de atuação, implementando serviços, processos e trazendo grandes benefícios para o desenvolvimento de uma empresa, tudo por meio de tecnologias habilidosas.

 

Entenda ao longo do texto como é possível transformar esse recursos em uma forma de economia e produtividade, trazendo ainda mais satisfação por parte de seus clientes.

Automatização de sistemas

A automatização de sistemas é uma das formas mais populares de melhorar negócios em meio às evoluções tecnológicas, já que a rapidez vem se transformando ao longo do tempo como uma questão essencial em diferentes áreas e setores do dia a dia.

 

Em empresas, a automatização pode ser realizada para que alguns processos passem a acontecer de forma automática, ainda que contem com a ajuda de pessoas capazes de fazer a manutenção, estando por trás de um atendimento.

 

Dentro de uma empresa de assistência técnica compressores de ar, por exemplo, a solicitação de atendimento ao cliente pode ser feita por ele mesmo, por meio de caixas de conversa dentro da própria plataforma da empresa ou por meio de redes sociais.

 

Automatizando o recebimento e confirmação do atendimento, de forma rápida e com comunicação clara, é possível que os funcionários dessa empresa gastem cada vez menos tempo entrando nas plataformas para confirmar os atendimentos manualmente.

 

Dessa forma, conseguimos entender que a automatização funciona assim como em indústrias, que compram grandes máquinas ou sistemas de alta qualidade para incorporar maior rapidez dentro de outros processos, tão essenciais como o primeiro contato.

 

Podem ser colocados para automatização todos aqueles processos que não necessitam de tantas informações novas ou até mesmo específicas sobre um produto, algo que deve ser analisado pelos gestores da empresa e colocado em estudo.

 

Por exemplo, deixar uma mensagem automática assim que a entrega de um notebook para escritório estiver ocorrendo pode oferecer maior controle do processo tanto para a empresa quanto para o cliente, que se informar do horário e lugar para receber.

 

Podemos entender então que a automatização pode acontecer no processo em que a empresa achar mais adequada, sempre tentando melhorar e otimizar tempo e outras questões por meio de tecnologias cabíveis.

 

No entanto, é preciso entender, claramente, o que é uma automatização e uma automação, já que, apesar de conceitos similares, procuram atender diferentes critérios dentro de uma empresa. Entenda mais sobre no tópico abaixo.

Diferenças entre automação e automatização

Antes de mais nada, é preciso entender que toda automação e automatização ocorre por meio de um viés tecnológico, mesmo que seja uma forma específica em cada caso. 

 

A automatização, que é a que estamos entendendo durante esse artigo, nada mais é do que uma forma de incorporar otimizações por meio de tecnologias em serviços humanos, ainda que a manutenção ou atendimento complementar continue sendo por meio deles.

 

Sendo assim, em uma avaliação de ativos e passivos de uma empresa de químicos, alguns processos podem ser automatizados, por exemplo, as máquinas que trabalham na separação e contagem dos compostos utilizados para empresa.

 

Entretanto, a avaliação, crítica, análise e qualquer outra elaboração de relatório só poderá ser realizada por um profissional competente, capaz de pensar e processar mentalmente resultados que não podem ocorrer por meio de máquinas.

 

No caso da automação, todo o processo que resulta em uma melhoria para empresa ou até mesmo o complemento de um processo, acontece por meio de máquinas ou processos tecnológicos, sem nenhum tipo de complemento manual.

 

Isso acontece, por exemplo, com um painel ar condicionado. Essa máquina funciona da maneira que foi criada e programada, induzindo o ambiente à temperatura que pode oferecer, sem que haja uma força humana para que isso aconteça.

 

Dessa forma, apesar de as duas ideias serem baseadas em tecnologias, algumas precisam da incorporação humana, e não podem ser utilizadas longe dessa integração.

 

Afinal, não teriam condições de entregar resultados e atividades ainda não alcançadas pela tecnologia. 

 

Logo, a automatização é uma complementação para atividades rotineiras, de forma não a substituir o trabalho de um profissional, mas sim de agregar uma facilidade maior dentro daquela realidade empresarial, auxiliando ainda a obtenção de melhores resultados.

Vantagens da automação em ambiente de trabalho

São inúmeras as vantagens trazidas com a incorporação de automatizações em processos de trabalhos.

 

Não é à toa que essa prática se torna cada vez mais comum em diferentes setores, seja em uma loja de comida até uma fábrica de fundição de peças em alumínio.

 

Entenda mais sobre cada um dos possíveis benefícios que uma empresa pode ter ao incorporar essas rotinas automatizadas às suas equipes

Otimiza tempo

Uma das principais ideias com a otimização de serviços é a diminuição do tempo de dedicação em serviços que podem facilmente ser colocados em automático, seja por meio de sistemas, máquinas ou plataformas informacionais.

 

Por exemplo, em um centro de usinagem CNC uma das atividades diárias relacionadas à processos internos englobam uma série de verificações, que precisam ser mandadas em forma de mensagem para cada um dos diretores da empresa.

 

Para isso, um funcionário precisa passar por todos os locais de praxe e fazer anotações, que posteriormente serão produzidas e enviadas para as pessoas necessárias, ainda que em grande parte dos dias essa informações sejam as mesmas.

 

Com a automatização, essa atividade diária pode acontecer de forma mais prática. Com alguns ajustes nas informações, é possível disparar rapidamente os dados sobre a verificação dentro da empresa, enviando automaticamente e simultaneamente.

Repassa melhor as informações

Tanto dentro de empresa quanto em atendimentos ao público a automatização serve para permitir um maior esclarecimento sobre as informações necessárias dentro de um processo, que quase sempre são essenciais para ambos os lados.

 

Portanto, por parte da empresa é interessante ter respaldo do que foi enviado, enquanto para o lado do cliente é interessante que aconteça uma explicação completa sobre o serviço ou produto que eles estão desejando naquele momento.

 

Em uma loja de cabeamento industrial, por exemplo, clientes geralmente compram pela internet, e logo após a confirmação da compra uma mensagem é enviada para aplicativos de conversa, especificando cada uma das etapas seguintes.

 

Dessa forma, o cliente tem a completa compreensão de tudo o que ele já fez até agora e daquilo que está por vir, possibilitada pela automação de mensagens, que são automaticamente enviadas e passam por apenas pontuais ajustes.

Melhora a produtividade

No momento em que o funcionário de uma empresa passa a perder menos tempo em atividades práticas e dispensáveis de forma manual, esses profissionais passam a ter mais tempo para verificação e atenção de outros processos.

 

Por exemplo, dentro de uma empresa que faz aplicação de válvula reguladora de pressão água é preciso que algumas etapas ocorram:

 

  • Contato com  cliente;
  • Verificação da válvula anterior;
  • Desligamento da válvula;
  • Mudança por uma nova;
  • Fechamento no atendimento no sistema;
  • Avaliação do serviço por ambas as partes.

 

Tirando as partes onde realmente é necessário um atendimento presencial, questões como elaboração de análises, confirmações de atendimento e contato por clientes podem ser facilmente substituídas por automatizações de mensagens, via sistemas.

 

Dessa forma, assim que parte do trabalho desses profissionais for retirado da rotina, eles poderão ter maior produtividade na realização de outros, podendo, por exemplo, trabalhar com menos pressa e mais foco do que na situação anterior.

Gestões mais pontuais

A automatização de processos contribui fortemente para a análise de resultados, já que grande parte das plataformas que aplicam essas otimizações podem guardar dados de atividades e transformá-las em relatórios.

 

Por exemplo, dentro do sistema de automatização de um atendimento online, é possível saber quantas pessoas entraram em contato a partir da comunicação por meio de redes sociais, separando claramente de que ambientes esses clientes vieram.

 

Dessa maneira, gestores e profissionais de cargos analíticos podem entender melhor sobre as estratégias utilizadas dentro desses espaços comunicacionais, e em qual deles os atendimentos receberam o maior número de interessados.

 

Portanto, podemos entender que o trabalho da automatização vai além de conquistar diminuição de demandas ou atenção em manutenções diárias, mas agrega ainda informações necessárias para a criação de melhores estratégias de resultados.

Diminui custos

A diminuição de custos é uma consequência dentro dos processos de automação, já que muitos investimentos dentro dele podem ser transformados apenas em um, melhorando ainda mais as questões financeiras de uma empresa.

 

Por exemplo, muitas empresas podem, dependendo do caso, abrir mão de serviços de auditoria mensal se passarem a inserir as informações certas dentro de sistemas próprios para essas informações, transformando um longo trabalho em um processo simples.

 

Um sistema que ao mesmo tempo que envia mensagens de confirmação para clientes de uma loja de cosméticos pode, automaticamente, inserir as informações sobre cada finalização de compras, algo a ser apenas conferido no final de um mês.

 

Assim, a empresa passa a gastar menos com longos processos que demandam maior aporte financeiro, e passam a ter informações e dados necessários de forma mais rápida.

Conclusão

Comece já uma automatização de processos cabíveis dentro da sua empresa e veja como você poderá trazer resultados ainda maiores para todo o processo, ajudando não apenas os seus colaboradores, mas também os clientes do seu negócio.

 

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